Una factura electrónica no es más que una factura que se expide y se recibe en formato electrónico.
La facturación electrónica es el proceso tradicional de generación, envío y recepción de facturas que se venía haciendo en papel, pero empleando medios electrónicos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también contribuye a la eficiencia y sostenibilidad ambiental al reducir el uso de papel y los servicios de Correos.
La facturación electrónica ha experimentado un cambio significativo en la forma en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales. En el corazón de esta transformación se encuentra el Universal Business Language (UBL), un estándar que ha simplificado y agilizado la comunicación de documentos comerciales electrónicos.
UBL, se erige como el lenguaje común que facilita el entendimiento entre sistemas informáticos al tratar con facturas y documentos comerciales y financieros. UBL, utiliza XML (Extensible Markup Language) que estructura la información y facilita que su implementación y adopción sean accesibles y efectivas en los diversos entornos empresariales.
En España, la facturación electrónica se ha beneficiado significativamente de la implementación de UBL. Este estándar se ha adoptado como parte integral de la iniciativa Facturae, respaldada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Facturae utiliza UBL para agilizar los procesos contables y fiscales, promoviendo así la adopción generalizada de la facturación electrónica en el panorama empresarial español.
Una factura electrónica, además de requerir el consentimiento de su destinatario, debe satisfacer los criterios estándar de cualquier factura.
Independientemente de si se emite de manera electrónica o en formato papel, el medio utilizado para su emisión debe cumplir con los siguientes requisitos tanto en el momento de su creación como a lo largo de su período de conservación:
Legibilidad: La factura electrónica debe ser legible para los seres humanos. Este requisito se cumple generalmente gracias a los programas informáticos de facturación electrónica o a través de programas ofimáticos, como los procesadores de texto, y servicios en línea accesibles a través de Internet.
Autenticidad del origen de la factura: Este requisito implica garantizar la identidad del proveedor de bienes o servicios facturados, así como la del emisor de la factura, en caso de que no sean la misma entidad.
Integridad del contenido de la factura: Se debe asegurar que el contenido de la factura no haya sido alterado.
La firma electrónica aplicada durante la creación de la factura electrónica proporciona garantías en relación con estos dos últimos requisitos.
Es fundamental tener en cuenta que estos requisitos pueden variar y es aconsejable mantenerse actualizado con las regulaciones fiscales y tecnológicas pertinentes.
Diversos programas de facturación electrónica en España han abrazado el estándar UBL y se han alineado con la normativa Facturae. Estos programas no solo implementan UBL, sino que también ofrecen diferentes soluciones de gestión.
Veamos algunos ejemplos de soluciones orientadas a Pymes y autónomos:
Sage:
Algunos criterios que te podrán ayudar a elegir el software que mejor se adapte a tus necesidades:
Te recomendamos revisar las características específicas de cada software, leer reseñas actuales y, si es posible, probar demos o versiones de prueba para evaluar cuál se adapta mejor a las necesidades particulares de tu negocio.
En conclusión, la facturación electrónica marcará un hito en la gestión empresarial en España, proporcionando eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo en una era digitalizada.
¡Da un paso más en la digitalización de tu negocio!
