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¿Cómo gestionar las reuniones de proyecto?

En España tenemos mala fama con esto de las reuniones: que si son largas, que si no sirven para nada, …  quizá no les falte razón a los que las critican, pero mi experiencia es que las cosas han cambiado mucho y que hoy en día todos somos muy conscientes de la necesidad de gestionar la productividad de nuestros equipos.

Por ello, hoy queremos hablarte desde nuestra experiencia y para que te sirva de utilidad a la hora de gestionar las reuniones de proyecto.

CONTENIDO

La necesidad de la reunión

Una reunión que implique a varios miembros de nuestro equipo y que, además, conlleve desplazamientos, aunque sea en tu propia ciudad, puede tener un coste elevado para el proyecto y hay que pensárselo muy bien, antes de convocarla. Esto nos lleva a plantearnos, por tanto, la necesidad de la reunión.

Tal vez se puede sustituir por un correo electrónico. Además, existen herramientas que pueden ser muy útiles en la gestión de los proyectos y los equipos.

En Baética, por ejemplo, tenemos oficinas en Madrid y Granada y, aunque hacemos convocatorias oficiales de reuniones cuando es necesario, utilizamos la herramienta de trabajo colaborativo Slack, la cual nos permite mantener al equipo conectado y obtener preguntas, respuestas y compartir información en tiempo real, minimizando el tiempo de dedicación a reuniones formales.

Como siempre, trataremos de no sentar cátedra, sino más bien hablar de nuestra experiencia y contar qué actividades nos resultan de utilidad para gestionar los proyectos con nuestros clientes, en donde las reuniones son una tarea recurrente en todos los proyectos.

¿Cómo gestionar un proyecto con clientes?

En lo relativo a la gestión de proyectos y la iteración con el cliente, nos solemos encontrar con las siguientes reuniones:

  • Inicio del proyecto (kick-off)
  • Seguimiento, en la planificación se establecen cuantas y en que momento se producirán.
  • Extraordinarias, son reuniones fuera de la planificación inicial, que se convoca ante incidencia o cambio importante que se pudiera producir en la marcha del proyecto.
  • Reunión final del proyecto.

Estas reuniones pueden ser presenciales, en las oficinas del cliente o en las nuestras, así como virtuales a través de video conferencia o las famosas “calls” por teléfono.

En la virtualización de reuniones normalmente recurrimos a Skype o a Hangout de Google. Los clientes corporativos suelen tener soluciones personalizadas que te permiten unirte a la reunión sin problemas.

Ya vimos anteriormente que la primera cuestión antes de convocar una reunión era asegurarnos que ésta era necesaria. Si ya lo tenemos claro, ahora debemos asegurarnos de que sea eficiente.

Convocatoria de reuniones

La convocatoria, normalmente, la haremos por email, ya que resulta especialmente útil realizarla por un servicio como Microsoft Outlook, Google Calendar o la aplicación Calendario de nuestro Mac. Esto nos permitirá aceptar la convocatoria, añadirla a nuestro calendario y poder programar alertas.

Algunas cuestiones que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la convocatoria:

  • Debemos convocar a la reunión, únicamente, a las personas involucradas de forma directa en el proyecto. Esto es una de las cuestiones que ya deben haberse tratado con el cliente en la reunión de inicio del proyecto.
  • El día y la hora de la reunión, normalmente, se fija previamente por consenso buscando el hueco en las agendas de los participantes. Como práctica recomendable no se deben proponer reuniones a primera hora del lunes o última del viernes, así como a la hora de la comida.
  • Como líder del proyecto y convocante de la reunión deberemos elaborar un orden del día, fijando objetivos y asegurándonos qué preguntas deben tener respuesta y por quién.
  • Con respecto a la duración de la reunión, ésta debe estar ajustada al orden del día. Un criterio, si queremos obtener un buen aprovechamiento, es que la reunión dure entre 60 y 90 minutos.

La reunión de proyecto

Como convocantes de la reunión, deberemos:

  • Ser responsable de la elaboración del orden del día y moderar la reunión.
  • Realizar una introducción recordando el orden del día y los objetivos de la reunión, así como introducir a los diferentes temas que se deben tratar y coordinar a los intervinientes.
  • Ser puntuales al empezar y acabar la reunión, este es un tema clave que agradecerán todos los intervinientes y evitará esperas y situaciones comprometidas.
  • Realizar un acta de reunión de cada una de las reuniones que se realicen, ya sean presenciales o virtuales, en la que figuren la fecha, el lugar, los asistentes, el orden del día, los asuntos tratados y los acuerdos adoptados, esta acta deberá ser compartida con los asistentes a la reunión.
  • Es importante que el propio moderador o alguien de su equipo tome nota de los asuntos relevantes que se vayan produciendo, así como de los acuerdos que se tomen.

Al finalizar la reunión

Muy probablemente, al finalizar el proyecto realizaremos una encuesta de calidad. No debemos olvidemos realizar algunas preguntas acerca de cómo se han realizado las reuniones:

  • ¿Tuvo clara la necesidad y objetivos de la reunión?
  • ¿Fueron convocadas con tiempo suficiente?
  • ¿Había un orden del día claro?
  • ¿Se respetó el orden del día?
  • ¿Empezaron y acabaron a la hora fijada?
  • ¿Recibió el acta de cada reunión?
  • ¿Le resultó útil la reunión?

Podemos decir que una reunión ha sido eficaz cuando a su finalización tenemos la sensación de no haber perdido el tiempo.

Espero que este post os haya resultado de utilidad y, si queréis estar al tanto de nuevos artículos relacionados, ¡no os perdáis los próximos posts!

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