En España tenemos mala fama con esto de las reuniones: que si son largas, que si no sirven para nada, … quizá no les falte razón a los que las critican, pero mi experiencia es que las cosas han cambiado mucho y que hoy en día todos somos muy conscientes de la necesidad de gestionar la productividad de nuestros equipos.
Por ello, hoy queremos hablarte desde nuestra experiencia y para que te sirva de utilidad a la hora de gestionar las reuniones de proyecto.
Una reunión que implique a varios miembros de nuestro equipo y que, además, conlleve desplazamientos, aunque sea en tu propia ciudad, puede tener un coste elevado para el proyecto y hay que pensárselo muy bien, antes de convocarla. Esto nos lleva a plantearnos, por tanto, la necesidad de la reunión.
Tal vez se puede sustituir por un correo electrónico. Además, existen herramientas que pueden ser muy útiles en la gestión de los proyectos y los equipos.
En Baética, por ejemplo, tenemos oficinas en Madrid y Granada y, aunque hacemos convocatorias oficiales de reuniones de proyecto cuando es necesario, utilizamos la herramienta de trabajo colaborativo Slack, la cual nos permite mantener al equipo conectado y obtener preguntas, respuestas y compartir información en tiempo real, minimizando el tiempo de dedicación a reuniones formales.
Como siempre, trataremos de no sentar cátedra, sino más bien hablar de nuestra experiencia y contar qué actividades nos resultan de utilidad para gestionar los proyectos con nuestros clientes, en donde las reuniones son una tarea recurrente en todos los proyectos.
En lo relativo a la gestión de proyectos y la iteración con el cliente, nos solemos encontrar con las siguientes reuniones:
Estas reuniones pueden ser presenciales, en las oficinas del cliente o en las nuestras, así como virtuales a través de video conferencia o las famosas “calls” por teléfono.
En la virtualización de reuniones normalmente recurrimos a Skype o a Hangout de Google. Los clientes corporativos suelen tener soluciones personalizadas que te permiten unirte a la reunión sin problemas.
Ya vimos anteriormente que la primera cuestión antes de convocar una reunión era asegurarnos que ésta era necesaria. Si ya lo tenemos claro, ahora debemos asegurarnos de que sea eficiente.
La convocatoria, normalmente, la haremos por email, ya que resulta especialmente útil realizarla por un servicio como Microsoft Outlook, Google Calendar o la aplicación Calendario de nuestro Mac. Esto nos permitirá aceptar la convocatoria, añadirla a nuestro calendario y poder programar alertas.
Algunas cuestiones que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la convocatoria:
Como convocantes de la reunión, deberemos:
Muy probablemente, al finalizar el proyecto realizaremos una encuesta de calidad. No debemos olvidemos realizar algunas preguntas acerca de cómo se han realizado las reuniones:
Podemos decir que una reunión ha sido eficaz cuando a su finalización tenemos la sensación de no haber perdido el tiempo.
Espero que este post os haya resultado de utilidad y, si queréis estar al tanto de nuevos artículos relacionados, ¡no os perdáis los próximos posts!
