La importancia del Project Manager o Director del Proyecto

En ocasiones, debido a la complejidad de un proyecto, a su duración o a la necesidad de realizar una gestión de recursos coordinada, se hace imprescindible disponer de un perfil profesional que sea capaz de gestionar los recursos de forma eficiente y asegurarnos el éxito del proyecto.

Se trata del “Project Manager” o director del proyecto, quien será el líder del proyecto y tendrá toda la responsabilidad sobre el correcto planeamiento y ejecución del proyecto.

En la mayoría de los proyectos gráficos a los que nos enfrentamos, no siempre resulta imprescindible la figura del director del proyecto como tal, este rol normalmente es asumido por el director de Arte o el diseñador responsable, pero es importante conocer y observar determinadas buenas prácticas que nos ayudarán a completar con éxito el proyecto.

CONTENIDO

¿De qué habilidades debe disponer un buen director de proyecto?

Entre las habilidades que debe disponer un buen director del proyecto, están:

  • Ser capaz de entender el proyecto al completo ya que será el encargado de organizar las tareas y resolver las dudas de los miembros del equipo.
  • Realizar el planeamiento de las tareas, fijando dependencias e hitos, siempre orientado al cumplimiento de los objetivos y los plazos.
  • Gestionar los recursos materiales y humanos dentro del presupuesto, haciendo los ajustes que sean necesarios.
  • Estar muy atento e identificar los riesgos o cuestiones críticas que pudieran afectar a la marcha del proyecto, como máximo responsable, su labor será la de anticiparse en la toma de decisiones con el objetivo de controlar los riesgos y reducir la incertidumbre al mínimo.
  • Gestionar la comunicación, debe establecer los cauces que permitan el flujo de comunicación con los miembros del equipo y también con el cliente. Debiendo gestionar los conflictos que se produzcan, aportando soluciones que favorezcan el buen entendimiento.
  • Asegurar la calidad en la ejecución, realizando el seguimiento y generando la documentación necesaria que permita la trazabilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Como premisa, cada acción puesta en marcha por el director del proyecto deberá estar orientada a la consecución de un beneficio directo para el proyecto.

La documentación del proyecto

A continuación, veremos algunos ejemplos de la documentación que usamos en la gestión de nuestros proyectos.

1. Briefing

Normalmente un proyecto comienza con un briefing. Es un documento del cliente o elaborado para el cliente, en el que exponen sus necesidades, objetivos y toda la información que se considera relevante y que nos permitirá realizar nuestro trabajo. Es un documento que deberemos entender a la perfección, despejando todas las dudas que nos puedan surgir a efectos de poder preparar la oferta que presentaremos al cliente.

2. La oferta

En nuestro caso, la oferta incluye al menos; la solución aportada (alcance, objetivos, etc.), las tareas que se ejecutarán, el equipo que se destinará al proyecto, los entregables, un cronograma y una oferta económica. Es habitual incluir una descripción acerca de cómo se tratarán las cuestiones de confidencialidad, protección de datos, propiedad intelectual y las relativas a la calidad, garantías, forma de pago, etc.

3. Aprobación del documento

La aprobación de la oferta deberá ser el punto de partida del proyecto, en algún caso, el cliente podría proponer la firma de algún tipo de contrato, para nosotros, salvo excepciones, nos basta con la aceptación formal por la persona responsable del documento de la oferta. En cualquier caso, tanto la oferta como el contrato deben reflejar en alcance de los trabajos que se realizarán y los compromisos de las partes.

Como veis, en la preparación de la oferta ya hemos generado parte de la documentación, que si mantenemos actualizada, nos será de mucha utilidad durante la ejecución del proyecto.

4. Planificación del proyecto

Normalmente todo lo relativo a marcha del proyecto, las tareas, los tiempos, los entregables y dependencias, lo realizamos con un diagrama de Gantt, el cual, como ya os comentamos en otro post, lo vamos manteniendo actualizado en tiempo real de tal manera y nos funciona como cuadro de mandos del proyecto.

5. Reuniones

El primer hito en la marcha de un proyecto suele ser la reunión denominada kick-off o reunión de inicio del proyecto. Esta reunión es muy importante ya que en ella se repasan las cuestiones tratadas en la oferta, se presentan los equipos y responsables, se establecen los canales de comunicación y se tratan todas las cuestiones relevantes del proyecto.

De cada una de las reuniones que se realicen, ya sean presenciales o virtuales, se deberá realizar un acta de reunión, en la que figuren la fecha, los asistentes, el orden del día, los asuntos tratados y los acuerdos adoptados, este acta deberá ser compartida con los asistentes a la reunión con el objetivo de detectar posibles discrepancias.

Para el resto de las comunicaciones, entre el cliente y los miembros del equipo, resultará especialmente útil realizarlas por videoconferencia y por email ya que esto permitirá la trazabilidad de las comunicaciones, facilitándonos la gestión y documentación del proyecto.

6. Informes de seguimiento

Respecto a los informes de seguimiento, en muchos casos, el diagrama de Gantt detallado y actualizado nos puede servir para este cometido, en él, veremos las tareas ya realizadas, las pendientes, la dedicación y los plazos, pero podría ser que esto no fuera suficientemente accesible para el cliente, en este caso, deberemos elaborar un documento en el que se recoja una foto fija del proyecto, lo ejecutado y lo pendiente.

El informe final deberá ser el último informe de seguimiento que realizaremos al entregar el proyecto.

7. Encuesta de calidad

Por último, está la encuesta de calidad, donde le preguntaremos al cliente por los asuntos que consideremos relevantes del proyecto, el objetivo será establecer índices de satisfacción del cliente e identificar puntos de mejora en nuestro trabajo.

¡Esperamos que el contenido de este artículo te haya resultado de utilidad!

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