Kanban: Realiza tu flujo de trabajo de forma visual

Poder hacer seguimiento a tus tareas del día a día de forma simple y visual debería de ser algo obligatorio. Tus proyectos y tareas deberían de estar representadas de forma simple y fácil de seguir.

Gracias a la necesidad de todas estas premisas y de hacer fácil la planificación de un proyecto a lo largo del tiempo nació Kanban y hoy te vamos a explicar los conceptos básicos para aplicarlo en tu equipo.

Filosofía de la metodología

Hay un concepto principal por encima de todos y sería el de coger un proyecto grande y dividirlo en trocitos. Estos trocitos no son más que tareas dentro de nuestro panel de trabajo Kanban.

Es importante que estas tareas tengan una relevancia en el proyecto pues tienen que aportar valor para el cliente, así que hay que ajustar un baremo a la hora de simplificarlas. Ni mucho, ni poco 😄

Concepto de tarea

Cada tarea dentro de este sistema puede tener una o varias características que la hagan diferente o especial al resto. En definitiva no todas las tareas son iguales o tienen el mismo peso en el proyecto.

Estas son algunas de las características que puede tener una tarea:

• Prioridad: Dentro de la lista de tareas algunas urgen más que otras, esto se señala desde aquí.
• Responsable: Es la persona encargada de realizar dicha tarea.
• Informador: Persona que ha informado sobre la tarea o incidencia.
• Estimación de tiempo: Tiempo estimado que debería conllevar la realización de la tarea.
• Tiempo invertido: Tiempo que se ha invertido en la realización de la misma.
• Fecha de vencimiento: Fecha límite para la realización de la misma.

Tablero de trabajo

Esta es la herramienta fundamental que no nos puede faltar siguiendo esta práctica de trabajo. Es el centro neurálgico del proyecto y además, hace que todos los miembros del equipo con un vistazo simple sepan en qué estado se encuentra tanto el proyecto como el seguimiento de las tareas.

Vamos a mostrar el tablero de forma visual y lo comentamos un poco:

• Por hacer: Se trata de las tareas que aún están pendientes de realizar pero ya están definidas. Estas podrían estar asignadas o no.
• En proceso: Son las tareas que se están realizando y obligatoriamente ya debería tener uno o varios responsables.
• Listo: Tareas que ya están finalizadas.

Esta es la distribución por excelencia y genérica de este modelo de trabajo pero puede estar sujeta a cambios debido a las necesidades del proyecto o del equipo. Puedes usar más columnas y/o nombrarlas de la forma que desees.

Criterios a seguir

De forma genérica este modelo se ideó para seguir una serie de patrones que pueden ser respetados o no. Pero en caso de que nos queramos ceñir bien a la metodología lo recomendable sería hacerlo:

• No cargar demasiado una columna de tareas. (Aplicable en las tareas tanto por hacer como en proceso). El hecho de ver la columna tan cargada de información o tareas ya deteriora un poco el concepto de que todo se vea estructurado, claro y sobretodo que sea amigable. Una de las consignas de esta metodología es reducir un poco el estrés del trabajador.
• No adjudicar demasiadas tareas a una persona. Volvemos al motivo del estrés.
• Una tarea que pasa por el estado de listo no debería retroceder. Por lo que antes de marcar una tarea de esta manera hay que asegurarlo.
• Definir el área de la tarea mediante etiquetas. Puede ser que en un mismo equipo de trabajo haya tareas de diseño y de programación. Es buena práctica mediante etiquetas también marcar el ámbito de la misma.

Seguir esta metodología de trabajo ayudará tanto al «Project Manager», los trabajadores o incluso al cliente conocer mejor el estado del proyecto con solo un leve vistazo. Es una forma de organizarse bastante visual y fácil de seguir y/o implementar.

Espero que te haya sido interesante esta metodología de trabajo y te animes a ponerla en práctica en algún proyecto. ¡Nos vemos en el próximo post!