El índice en un informe anual o memoria empresarial se convierte en una pieza fundamental. En estos tipos de documentos se condensa un gran volumen de información. Por eso se hace necesario usar esta herramienta para ordenar los capítulos, secciones y artículos del trabajo.
De esta manera, permitimos que los usuarios que consulten dicho documento conozcan los contenidos que se presentan y en qué página se encuentran de forma sencilla y rápida.
Pero, ¿qué tipos de índices existen? ¿conocemos de verdad sus criterios y ventajas? En este post hablamos largo y tendido sobre este elemento clave, presente en todo tipo de publicaciones corporativas.
Como ya hemos advertido, los índices son muy útiles para estructurar documentos de larga extensión, como memorias o informes anuales. Numerar los contenidos y sus correspondientes epígrafes permitirán la localización rápida de los puntos importantes del documento. De esa manera, podremos mejorar considerablemente el rendimiento de las consultas.
Debemos tener en cuenta que nuestro informe anual, o cualquier memoria que queramos realizar, debe ser nuestro mejor reclamo, un escaparate de nuestro negocio. La maquetación es una desconocida especialidad del diseño gráfico que nos encanta.
Como íbamos diciendo, el índice en un informe anual cobra especial relevancia al ser el primer contacto que tendrá el usuario que esté interesado en conocer información sobre tu empresa.
Por ello, si la información está bien planificada y estructurada, los inversores, trabajadores, clientes o proveedores podrán ejecutar sus consultas de forma rápida. ¡El primer paso para poder analizar e interpretar cualquier información!
A la hora de desarrollar cualquier índice, debemos tener en cuenta algunas consideraciones. Por ejemplo, que no todos los índices son iguales ni sirven para lo mismo.
Los índices de capítulos, también llamados temáticos, sumarios o de contenido, especifican las grandes divisiones del documento: partes, capítulos, secciones, etc., con los títulos y subtítulos acompañados del número de página. Comprendiendo desde la introducción hasta los anexos, si los lleva.
Es el tipo más común que empleamos en cualquier publicación corporativa. No obstante, cada índice de capítulos requiere una forma especial de construcción, según la clase de publicación y la información que se desee transmitir en ella.
Los índices alfabéticos son los que se construyen incluyendo sus términos por orden alfabético, pudiendo ser de nombres, más conocido como índice onomástico, o de materias.
Los índices onomásticos se usan en obras históricas y científicas donde se trate un tema con un gran número de nombres de personas, obras, etc. En el índice de materias se relacionan alfabéticamente las materias y derivados que aparecen en la obra con la intención de que el lector pueda encontrar con facilidad las páginas donde se tratan.
Como hemos comentado, el índice de capítulos es el que más nos interesa para construir las tablas de contenido de las publicaciones corporativas de nuestros clientes. Su construcción no ofrece problemas. Añadiríamos el número del capítulo, título, subtítulo y sumario junto a la página correspondiente del documento.
No obstante, en el ámbito de la comunicación corporativa, la información basada en datos, estadísticas y números puede resultar abrumadora. Es por eso que los índices gráficos se emplean cada vez más con la finalidad de facilitar la lectura de forma rápida y visual.
Incorporar los índices gráficos en los documentos de comunicación interna y externa de cualquier negocio nos permite destacar la información más relevante, a modo de infografía. Facilitando al máximo el trabajo a los usuarios que accedan a nuestro documento.
Ahora, nuestra memoria o informe anual no debe contener solo texto y epígrafes. Sin gráficos, ni fotos. Se trata de crear un documento transparente, fácil y accesible. ¿Por qué no hacerlo desde el principio?
Cuando hablamos de portadillas nos referimos a las páginas que normalmente se emplean para separar los capítulos de las publicaciones. Generalmente, se emplea una imagen y se añade el número y el título del capítulo.
Sin embargo, también es un recurso muy útil, en documentos de gran extensión, añadir un índice de contenidos a esas portadillas. La finalidad es simple. De ese modo el lector no tendrá que regresar al principio del documento para saber qué contenidos se van a tratar a continuación.
Además de estos subíndices, las portadillas añaden otro tipo de información de valor como hitos o cifras relacionadas con la temática del capítulo. De esa forma, el lector puede ‘escanear’ e interpretar rápidamente qué información se va a tratar y si le es de utilidad. Algo que, sin duda, contribuye a mejorar la utilidad de nuestras publicaciones e informes.
Otro recurso imprescindible en las secciones de cualquier informe anual o publicación corporativa son los encabezados y los pies de página. Estos bloques de texto que se repiten se sitúan en la parte superior o inferior de los documentos y sirven mostrar información común. Por ejemplo, el título del informe, año, sección en la que nos encontramos, numeración de páginas, logotipo, etc.
Como ves, el índice en un informe anual debe ser más que eso. Se trata de un recurso que puede ser atractivo y que invite y mejore la consulta del documento.
