PDFs más accesibles. Criterios para crearlos.

¿Qué son los PDFs más accesibles?

Un PDF accesible es un archivo en formato electrónico (PDF) diseñado para que su contenido pueda ser leído por el mayor número de personas posibles, incluidas las que tienen algún tipo de discapacidad o de dificultad para la lectura y comprensión.

Debemos tener en cuenta que aumentar la accesibilidad al documento requerirá de tareas adicionales a las habituales en un proceso de diseño y maquetación tradicional, como son el etiquetado de los elementos contenidos en las páginas e implementar criterios más estrictos en la redacción y estructuración de los contenidos

Hay que contar también con la necesidad de realizar un control de calidad que incluya la revisión y testing de las medidas de accesibilidad implementadas, en Adobe Acrobat Pro encontraremos una herramienta de utilidad para completar estas tareas.

El etiquetado y ordenación de los contenidos del documento no afectará a la visualización del documento ya que se encuentra en una capa solo accesible a las aplicaciones de lectura que utilizan las personas con discapacidad visual.

¿Cómo podemos asegurarnos de tener PDFs más accesibles?

Para saber que estamos cumpliendo con las pautas de accesibilidad, tenemos que verificar que se cumplen los criterios de conformidad marcados por la WCAG 2.0, definidos en tres niveles de conformidad:

1. Nivel de conformidad “A”: cumple con todos los puntos de verificación de prioridad A.
2. Nivel de conformidad “AA”: cumple con todos los puntos de verificación de prioridad A y AA.
3. Nivel de conformidad “AAA”: cumple con todos los puntos de verificación de prioridad A, AA y AAA.

En un primer acercamiento a los trabajos de accesibilidad de PDFs, un objetivo realista sería conseguir una accesibilidad de Nivel A, sin descartar la posibilidad de implementar tareas que nos permitan cumplir con algunos de los criterios AA y AAA.

Implementar las medidas que veremos a continuación nos garantizará un nivel de accesibilidad que permita el acceso al contenido a las aplicaciones de lectura de pantalla utilizadas por personas con discapacidad visual.

Criterios de accesibilidad para crear PDFs más accesibles

Podemos dividir los criterios de accesibilidad en 5 grupos principales: contenidos, elementos de diseño, imágenes, hipervínculos y navegación, y validación de la accesibilidad. Estos cinco grupos se componen a su vez de sus propios criterios, los cuales serán necesarios para que un PDFs sea accesible.

1. Contenidos

Este es un punto clave, ya que nuestro objetivo será mejorar la accesibilidad a personas con discapacidad visual y también a personas con discapacidad cognitiva, con dislexia, con problemas de comprensión lectora, con diferente idioma al del documento, personas con cualquier nivel de estudios, etc.

Estructurar bien los contenidos y redactar de una manera concisa y sencilla facilitará la comprensión de los contenidos.

Estructura del documento, títulos y jerarquía (Nivel A):

El flujo de texto en el documento debe ser continuo, para ello, debemos crear un orden lógico de lectura entre los contenidos y las páginas que permita navegar correctamente por el documento de manera que sea correctamente interpretado por el lector de pantalla y permita al usuario entenderlo correctamente.

Los documentos deben tener una organización jerárquica bien definida y etiquetada (A). La jerarquía de títulos y subtítulos debe estar bien definida, con el objetivo de garantizar el orden de lectura, y se deberá realizar el correspondiente etiquetado (<H1>, <H2>, <H2>, etc.), de manera similar a como lo hace Microsoft Word.

Los lectores de pantalla utilizan la etiqueta <H1> a modo de índice de contenidos, lo que les permite moverse por el documento y encontrar la información que se busca sin tener que escuchar todo el documento.

Redacción:

• Redacta de forma concisa, con frases y párrafos cortos.
• Respeta el orden habitual de las oraciones: sujeto, verbo y complementos.
• Evita la voz pasiva.
• Es mejor redactar en modo afirmativo que negativo. Evita las dobles negaciones.
• Es preferible usar el indicativo.
• Usa oraciones personales porque las impersonales resultan más ambiguas.
• Apoya la explicación de conceptos difíciles con una imagen, un esquema, una gráfica o un ejemplo.
• Escoge palabras conocidas, cortas y precisas.
• Evita las palabras largas o difíciles de pronunciar, como los adverbios que terminan en -mente.
• Evita las palabras y expresiones inusuales, locales, de jerga o técnicas, o explícalas.
• Evita las abreviaturas y explica los acrónimos la primera vez que los uses. Por ejemplo, BOE (Boletín Oficial del Estado).
• Escribe los números en cifras.
• El texto de los enlaces debe ser descriptivo para que quede claro su propósito.
• Usa las listas para exponer enumeraciones o ideas porque son más fáciles de leer, pero no incluyas listas con más de dos niveles de anidación.
• Revisa la ortografía.
• No uses instrucciones que hagan referencia a la posición, color o forma de un elemento, habrá personas que no podrán ver dónde está una imagen o no podrán distinguir un color.

2. Elementos de diseño

Contraste (Nivel A):

Debe existir un contraste entre los fondos de color y el texto que garantice una buena legibilidad. Por ejemplo, podemos usar imágenes de fondo para textos, pero habrá que etiquetarlas para que sean ignoradas por el lector de pantalla.

En este caso estos fondos deberán ser considerados como “elementos decorativos”.

Tipografía:

• Se deberá utilizar una tipografía que cumpla con la codificación de caracteres Unicode y ASCII que permite la accesibilidad desde lectores de pantalla e impresoras Braille (NIVEL AA).
• El tamaño del cuerpo de letra debe ser mínimo de 10 puntos (NIVEL A).
• Evitar el uso de números romanos (NIVEL A).
• Los textos no estarán justificados (NIVEL AAA).

Tablas (Nivel A):

• Deben tener una estructura sencilla.
• Evitar diferentes niveles de encabezados.
• No anidar las tablas.
• No combinar celdas, mejor repetir el dato.
• No insertar filas o columnas vacías para añadir márgenes o separaciones.
• No dejar celdas vacías, mejor escribir “sin datos” o un texto similar.
• Cada tabla en una única página, si tiene que continuar en otra página, debemos repetir los encabezados.
• Indicar el formato de los datos, numéricos, porcentajes, importes, etc. Aunque en el título de la tabla o en su descripción se aclare que los datos son porcentajes, mejor añadir el signo “%”, “€”, … a los datos.
• Diferenciar visualmente las celdas de encabezado y utilizar colores alternos en las filas de datos.
• No usar tablas para maquetar contenidos, usar solo para incluir datos tabulados.
• Deben estar correctamente etiquetadas.

Listas y colmnas de texto:

En cuanto los listados y cajas de texto independientes, debemos asumir ciertas restricciones en cuanto al diseño, limitándonos a utilizar estructuras standard de tal forma que puedan ser generados desde el programa de maquetación Adobe Indesign, facilitando de esta forma el etiquetado.

3. Imágenes

Texto alternativo a objetos no textuales (Nivel AA):

Los lectores de pantalla necesitan del etiquetado para hacer PDFs más accesibles para su lectura.

El texto alternativo también llamado <etiqueta alt> es un atributo que es utilizado por las aplicaciones de lectura para describir imágenes, gráficos o elementos no textuales.

Cuando usamos etiquetas “alt” con textos alternativos:

• En los casos en los que la imagen represente un mensaje relevante, si no es el caso, utilizaremos la etiqueta <artefacto> para que el software de lectura la ignore.
• En las tablas con un gran número de datos debemos añadir un texto descriptivo, ya que la lectura por la aplicación podría resultar compleja y difícil de entender para el usuario.
• En los gráficos de barras, líneas, porciones, etc. difíciles de interpretar por la aplicación de lectura.

Recomendaciones para la redacción de textos alternativos:

• Describe la imagen y sé específico.
• Limita el texto alternativo a 125 caracteres. Los softwares de lectura cortan el texto alternativo tras este número de caracteres. Si fuera más largo, verbalizarlo a los usuarios con discapacidad visual resultaría complicado.
• No comiences con “Imagen de …”, describe directamente, la aplicación de lectura ya sabe que es una imagen gracias al etiquetado.

4. Hipervínculos y navegación (Nivel A)

Los documentos deben ser navegables, es decir, deben proporcionar medios que posibiliten la navegación entre las diferentes partes y contenidos y nos permitan determinar el lugar del documento en el que nos encontramos. Para ellos nos servimos de hipervínculos y marcadores.

Los resaltados de texto, índices e hipervínculos se realizarán de forma manual sobre el PDF en Adobe Acrobat Pro.

5. Validación de la accesibilidad

Para validar el nivel de accesibilidad del documento utilizaremos el validador de accesibilidad de Adobe Acrobat Pro, éste realiza las 32 validaciones del estándar PDF/UA, que recoge las características de la especificación PDF (ISO 32000) necesarias para que crees PDFs más accesibles, y de las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).

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